Aktuelles

Datenschutz nach DSGVO

Ab dem 25.05.2018 greifen die Neuregelungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Ab diesem Termin müssen diverse Sachverhalte umgesetzt werden. U.a. müssen externe E-Mails von Unternehmen verschlüsselt versendet werden, wenn diese personenbezogene Daten beinhalten.

 

Wir haben dies bereits umgesetzt und versenden ab sofort nur noch verschlüsselte Mails. Außerdem sind alle unsere ausgehenden Mails nun mit einem Zertifikat versehen und somit vor Veränderung auf dem Weg zu Ihnen geschützt.

 

Archivierung sämtlicher E-Mails

Ab heute müssen Unternehmen sicherstellen, dass sämtliche ein- und ausgehende Mails unveränderbar in einem Archiv gespeichert werden.

 

Wir sind dabei !

 

Verbesserung der Telefonie

In absehbarer Zeit schalten sämtliche Telefonieanbieter analoge und ISDN-Leitungen ab und bieten nur noch IP-Telefonie an.

 

Um schon Erfahrungen damit zu sammeln und unseren Kunden in Zukunft noch mehr Möglichkeiten der Erreichbarkeit zu bieten, haben wir unsere ISDN-Anlagenanschlüsse heute auf IP-Telefonie umgestellt und unsere Telefonanlage in die Cloud verlagert.

 

Rauchwarnmelder in Bestandsimmobilien

Bis zum 31.12.2016 müssen in NRW die Wohnungen aller Bestandsimmobilien mit Rauchwarnmeldern ausgestattet werden. Wir haben sämtliche Aufträge dazu bereits abschließend erteilt.

 

Dafür haben wir für unsere Kunden einen Rahmenvertrag ausgehandelt und dies mit pauschal 23,00 EUR inkl. MwSt. je Rauchmelder mit 10 Jahresbatterie, samt Anfahrt, Installation etc. sehr kostengünstig geregelt. Die Aufträge haben wir bereits in der ersten Jahreshälfte 2016 erteilt.

 

Verbesserung der Vorgangsbearbeitung

Bereits seit vielen Jahren erfassen und dokumentieren wir Abläufe und Tätigkeiten in unserem EDV-System. Damit ist es uns gezielt möglich, sowohl einfache Vorgänge wie Angebotsabgaben oder kleinere Reparaturmaßnahmen, als auch komplexere Vorgänge wie Sanierungsmaßnahmen und Rohrbruchschäden strukturiert nachzuhalten und abzuarbeiten. Die zu den Vorgängen gehörigen Dokumente haben wir bis dahin ergänzend in unserem Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt.

 

Anfang März 2015 wurden nun beide Systeme im speziell auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenen Enterprise-Content-Management-System (ECMS) zu einer Einheit zusammengeführt. Nunmehr werden alle ein- und ausgehenden Dokumente mit den jeweiligen Aktivitäten innerhalb des jeweiligen Vorgangs verknüpft. Daher können wir nun alle Tätigkeiten, samt der dazu erhaltenen Angebote, erteilter Aufträge, sowie dazu geführtem Schriftverkehr, auf einen Blick einsehen. Dies erhöht die bisherige Transparenz, Geschwindigkeit und Effizienz unserer Arbeit noch weiter.

 

SEPA-Verfahren für den Lasteinzug

Wir gehören zu den rund 40% der Unternehmen, die es geschafft haben bereits zu diesem Zeitpunkt das ehemalige Lastschriftverfahren auf SEPA umzustellen. Daher ziehen wir bereits seit Februar 2014 nur noch per SEPA ein.

 

Ab dem 01.08.2014 wurde SEPA verpflichtend eingeführt und hat das bisherige Lastschriftverfahren völlig abgelöst.

 

Legionellenprüfung

Bis zu diesem Datum haben wir bei allen von uns verwalteten Objekten mit zentraler Warmwasseraufbereitung die erforderliche Überprüfung auf Legionellen durchgeführt. Aufgrund von uns ausverhandelten Rahmenverträgen für die Installation der Probeentnahmehähne und der erforderlichen Laboruntersuchungen konnten unsere Kunden viel Geld einsparen.

 

Digitales Dokumentenarchiv

Bereits seit dem Jahr 2006 scannen wir Teilungserklärungen, Versicherungsverträge sowie andere wichtige Dokumente unserer Kunden. Aufgrund der zwischenzeitlich angewachsenen Anzahl an digital abgelegten Dokumenten, haben wir uns im Jahre 2011 entschieden ein digitales Dokumentenarchiv einzusetzen, um die Zugriffsgeschwindigkeit auf die Vielzahl der Dokumente zu erhöhen. 

 

Anfang 2012 erfolgte die Installation eines Dokument-Managements-System (DMS) sowie die Anpassung an unsere Bedürfnisse. Nach anschließender mehrwöchiger Testphase, wurde das Dokumentenarchiv dann zum 01.07.12 für den Praxisbetrieb freigegeben. Seither legen wir zusätzlich zu den Vertragsdokumenten jede Art von Schriftverkehr in digitaler Form ab, so dass jeder Mitarbeiter schnell darauf zugreifen kann.

 

10-jähriges Firmenjubiläum

Heute vor 10 Jahren wurde die Immofakt GmbH von Herrn Manfred Zadek gegründet.

 

Bezug neuer Büroräume

Aufgrund der Qualität der von unserem Team erbrachten Dienstleistung, werden wir von unseren Kunden sehr häufig an andere Immobilieneigentümer weiterempfohlen.

 

Dies führt zum einen zu einem stetigen Firmenwachstum, zum anderen jedoch auch zu erhöhtem Platzbedarf. Aus diesem Grund finden Sie uns ab dem 01.01.2012 in neuen Räumlichkeiten. Damit sich unsere Kunden aber kaum umgewöhnen müssen, verändern wir unseren Standort nur geringfügig.

 

BGH Rechtsprechung Instandhaltungsrückstellung

Der Bundesgerichtshof stellte mit seinem Urteil XII ZR 44/09 fest. dass die Zuführung zur Instandhaltungsrückstellung nur in der Höhe zu erfolgen hat, in der auch die tatsächliche Zahlung durch die Wohnungseigentümer erfolgt ist. 

 

Um dies bei Hausgeldrückständen aufteilen zu können, müssen die jeweiligen Zahlbeträge als Zahlungen auf die Bewirtschaftungskosten und Zahlungen auf die Instandhaltungsrückstellung getrennt erfasst werden. Damit schließlich eine Zuordnung der von den Eigentümern geleisteten Zahlungen vorgenommen werden kann, ist außerdem eine entsprechende Beschlussfassung vorzunehmen.

 

Die angelegten Gelder sind sicher!

Wir führen sowohl alle laufenden Girokonten, als auch alle Spar- und Anlagekonten für die Gelder der Instandhaltungsrückstellungen bei der Hausbank München eG. Die Konten sind dort auf den Namen der von uns betreuten Eigentümergemeinschaften angelegt. 

 

Die von uns in der Mietverwaltung geführten Konten werden bei der Hausbank München als treuhänderische Fremgeldkonten geführt.

 

Da das Gesamtvolumen aller von uns für unsere Kunden angelegten Gelder für die Verzinsung zugrunde gelegt wird, erzielen wir auf den Anlagekonten derzeit einen Zinssatz von 3,1% p.a. - und das ab dem ersten Euro und bei täglicher Verfügbarkeit.

 

Die Hausbank München besteht seit 100 Jahren und hat eine sehr konservative Ausrichtung. Dies bedeutet, dass sie weder Risikogeschäfte macht, noch auf dem amerikanischen Markt aktiv ist.

 

Bei der Hausbank München handelt es sich um eine Genossenschaftsbank. Diese unterliegt daher dem Sicherungsfond der Volks- und Raiffeisenbanken und über diesen sind alle Einlagen zu 100% abgesichert. 

 

Fazit: Alle von uns angelegten Kunden-Gelder sind sicher!

 

Änderung "Haushaltsnahe Dienstleistungen"

Das Finanzministerium hat erkannt, dass so mancher Eigentümer, der mit einer Steuerrückerstattung rechnet, nicht erst auf die Bescheinigung über "Haushaltsnahe Dienstleistungen" des Verwalters warten möchte. Daher wurden die Finanzämter nunmehr angewiesen diese Bescheinigung im Jahr der Ausstellung anzuerkennen.

 

Dies bedeutet, dass Sie die Bescheinigung für das Jahr 2007 - die Sie mit der Hausgeldabrechnung im Jahr 2008 erhalten haben - in Ihrer Einkommenststeuerklärung für das Jahr 2008 einreichen können, welche Sie ja erst im Jahre 2009 abgeben werden.

 

Neuerungen Wohnungseigentumsgesetz

Ab heute gelten die Änderungen des Wohnungseigentumsgesetz.

 

Dies beinhaltet auch, dass Beschlussanfechtungsverfahren nicht mehr im Rahmen der freiwilligen Gerichtsbarkeit, sondern den Regeln der Zivilprozessordnung unterliegen. Daraus folgen höhrere Kosten für die beteiligten Parteien. Außerdem trägt nunmehr in der Regel die unterliegende Partei die gesamten außergerichtlichen und gerichtlichen Kosten.

 

Umso wichtiger ist daher ein professioneller Verwalter, der die Beschlüsse eindeutig formuliert, und damit Rechtsstreite abwendet.

 

"Haushaltsnahe Dienstleistungen" für Wohnungseigentümer

Ende 2006 wurde seitens des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter die Anweisung gegeben Bescheinigungen über sogenannten "Haushaltsnahe Dienstleistungen" zu akzeptieren, die vom WEG-Verwalter erstellt wurde.

 

Bei "Haushaltsnahen Dienstleistungen" handelt es sich um Lohnkosten in den Bereichen Hausmeister, Treppenhausreinigung, Wartungen, Reparaturen, Modernisierungen etc. 

 

Der eigennutzende Eigentümer kann vom in der Bescheinigung ausgewiesenen Lohnanteil der angefallenen Kosten 20%, max. jedoch 600,00 EUR je Kostenart, von der Einkommenssteuer abziehen. Wer keine Steuern bezahlt, bekommt den ausgewiesenen Betrag vom Finanzamt ausbezahlt. Es handelt sich bei dieser Bescheinigung also nahezu um Bargeld!

 

Wir werden die Bescheinigung für unsere Kunden bereits für das Jahr 2006 erstellen und dazu rückwirkend alle notwendigen Änderungen vornehmen.